Overzicht

DORA wordt dirigent

04 januari 2016

(Laatst aangepast: 24-02-2017)

DORA wordt dirigent

Wetenschap en innovatie

Omdat medische apparatuur een directe impact heeft op de kwaliteit van de zorg, is er groeiende aandacht van de overheid, de media en de patiënt hiervoor. Dat is natuurlijk een goede zaak maar al die eisen leggen ook een flink beslag op de tijdsbesteding van de zorgverleners. Tijd die niet besteed kan worden aan de patiënt. Het Delftse Reinier de Graaf Gasthuis heeft hiervoor samen met de TU Delft en het bedrijf DoubleSense een systeem ontwikkeld dat veel werk uit handen neemt: DORA, Digital Operation Room Assistant. Na een pilotperiode in 2013 maakt het systeem, met de ingebruikname van de nieuwbouw van het ziekenhuis dit najaar, integraal onderdeel uit van de processen rond onderhoud en beheer van de medische OK apparatuur. DORA is een echte teamplayer maar kan in de toekomst uitgroeien tot een systeem dat de processen op de OK's stuurt.

Hoe werkt DORA?

Alle apparaten op de OK hebben waar mogelijk een tag gekregen die gevolgd kunnen worden. In de OK’s bevinden zich zogenaamde bakens waarmee de in de OK aanwezig DORA-tags worden waargenomen. Door het gebruik van RFID en infrarood als lokalisatiemethode kan er goed onderscheid worden gemaakt tussen de aangrenzende OK’s. Dit onderscheid is met lokalisatie op basis van alleen een radiosignaal, zoals Wifi of RFID, niet mogelijk omdat deze signalen door de OK wanden kunnen passeren.

DORA staat in directe verbinding met het apparatuurbeheerssysteem (Ultimo) van de afdeling Medische Instrumentatie. Op die manier is relevante informatie uit Ultimo (over de onderhoudsdatum of bekende storingen) te zien via de iPad in de OK. Doormiddel van eenvoudig klikken op het scherm, kan het operatieteam extra informatie opvragen. Welke apparaten zijn aanwezig in de OK? Welk apparaat is defect gemeld of heeft onderhoud nodig? Daarbij komt nog dat het systeem real-time werkt en altijd de laatste status laat zien. Zodra een onveilig apparaat de OK in- of uitgereden wordt, wordt het scherm direct aangepast.

Naast veiligheidsinformatie kan via het systeem ook eenvoudig een defect worden gemeld. Via een druk op de DORA-tag op het apparaat volgt direct een defectmelding. Op het scherm kan vervolgens de naam van de gebruiker en reden voor een melding worden ingevoerd. De melding wordt automatisch in Ultimo opgenomen. Door de real-time en bi-directionele informatie overdracht tussen Ultimo en DORA wordt het scherm in de OK direct rood als een defect aan een apparaat gemeld wordt.

Wanneer de medisch technicus aan de slag gaat met deze melding , kan hij in Ultimo zien of het apparaat zich nog op de OK bevindt en zo ja in welke ruimte. De technicus heeft direct in het systeem al een goede beschrijving van het probleem en de naam van diegene die dit heeft geconstateerd. Wanneer de storing is verholpen en afgemeld in Ultimo is deze informatie ook weer direct beschikbaar in DORA voor de OK medewerkers.

Waarom DORA?

Veilig gebruik van operatiekamerapparatuur is een topprioriteit voor ziekenhuizen. Afspraken hierover zijn vastgelegd in het Convenant Veilig Gebruik van Medische Technologie in het Ziekenhuis waaraan ziekenhuizen zich sinds 1 januari 2012 dienen te houden. In het convenant is onder andere vastgelegd dat de gebruiker voorafgaand aan de inzet van de medische middelen toegang heeft tot informatie waaruit blijkt dat het betreffende object voldoet aan de onderhoudsstandaard [1]. De leidraad van de Orde van Medisch Specialisten stelt dat de medisch specialist zich moet laten informeren over de toestand van de apparatuur die hij gebruikt [2].  In de OK kan de medisch specialist hiertoe onderhoudsstickers of overzichten uit het  apparatuurbeheerssysteem controleren. Dit is echter een zeer omslachtige en tijdrovende handeling die in tijden van nieuwe technologieën achterhaald raakt. Ook voor de technische afdelingen is het een hele klus om overzicht te houden, niet in de laatste plaats omdat apparatuur vaak uitgeleend wordt aan andere afdelingen of op meerdere locaties gebruikt wordt. DORA neemt veel werk uit handen en zorgt ervoor dat relevante informatie over de onderhouds- en defectstatus van apparatuur beschikbaar is voor de gebruiker. Daarmee ondersteunt zij in het waarborgen van de veiligheid tijdens het medisch proces en zorgt ze er voor dat er effectiever en efficiënter gewerkt kan worden.

Wat is DORA?
DORA, een op RFID en infrarood gebaseerd systeem, geeft per operatiekamer (OK) aan welke medische apparaten aanwezig zijn en of deze veilig inzetbaar zijn. Deze informatie wordt op een eenvoudige manier in iedere OK getoond op een iPad. Het operatieteam kan hiermee in één oogopslag zien of de medische apparatuur in de OK veilig inzetbaar (groen scherm) is of niet veilig inzetbaar (rood scherm). Indien nodig kan het operatieteam dan voor aanvang van de ingreep passende maatregelen nemen. Dit verhoogt direct de patiëntveiligheid.

De bevindingen

De implementatie van DORA in het Reinier de Graaf Gasthuis heeft ervoor gezorgd dat de veiligheidsstatus van het apparaten eenvoudig inzichtelijk is voor de gebruikers en dat het melden van problemen makkelijker is geworden. DORA biedt in de basis geen informatie die de OK medewerkers niet op een andere manier ook zouden kunnen verkrijgen. Echter, de laagdrempelige toegankelijkheid van de informatie voor de gebruiker, de automatische koppeling aan de locatie en de mogelijkheid om meldingen te doen, maakt dat het gebruikers veel minder moeite kost om bewust met hun medische apparatuur om te gaan. DORA levert een essentiële bijdrage aan de veiligheid op de OK doordat het team zich meer kan richten op de primaire taak, de zorg voor de patiënt. Bij het Reinier de Graaf Gasthuis is DORA nu een vast onderdeel op de OK en de gebruikers van de OK en Medische Instrumentatie raken steeds meer gewend aan DORA. Het plan is dan ook om controle van de DORA-status op korte termijn op te nemen in de time-out procedure en de sign-out procedure op de OK. Dit laatste om zeker te stellen dat eventuele storingen of hickups (tijdelijke storingen) tijdens de ingreep correct zijn gemeld. Daarnaast wordt gekeken of de huidige toepassing van DORA ook op andere afdelingen met veel apparatuur (zoals bijvoorbeeld de Intensive Care) te gebruiken is.

De toekomst van DORA

De implementatie zoals het Reinier de Graaf Gasthuis die op het OK complex heeft gerealiseerd is een mooie eerste toepassing die een toegevoegde waarde biedt voor zowel gebruiker als beheerder van medische apparatuur. Zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid rond apparatuurgebruik blijft natuurlijk het devies. DORA heet niet voor niets ‘assistent’: door het eenvoudig en slim aanbieden van informatie kan het systeem helpen de patiëntveiligheid te verhogen. Het blijft echter mensenwerk om toe te zien op een veilig gebruik van medische technologie. Toch is het niet moeilijk om voor de nabije toekomst ook hier een rol voor DORA in te zien.

Veilig gebruik van medische technologie omvat de bevoegdheid van de gebruiker om de apparatuur te gebruiken en de bekwaamheid om dit op een juiste manier te doen. Als het systeem slimmer wordt dan kan het ook het juiste gebruik dirigeren. DORA moet daarvoor de operatie goed kennen en kunnen volgen, zodat het een melding kan geven wanneer er wordt afgeweken van het ‘normale’ proces waardoor risico’s voor de patiënt ontstaan. Dit vraagt echter nog veel meer informatie: als een gebruiker weloverwogen afwijkt van het standaardgebruik dan zal DORA dit automatisch moeten herkennen. Mogelijk kan DORA in de toekomst gegevens uit meerdere informatiebronnen zoals de OK-planning en het EPD combineren en is dan steeds beter in staat om gebruikers te attenderen op risicovolle situaties en de werkprocessen te ondersteunen.

Maarten van der Elst, medisch manager OK: “Voor de toekomst voorzie ik een uitbreiding van de rol van DORA voor veiligheid op de OK door implementatie van veel meer meetgegevens en registratie van omgevingsvariabelen zoals luchtkwaliteit en straling.”

[1] Convenant Veilig Gebruik van Medische Technologie in het Ziekenhuis, procedure 4.1, 2012
[2] Leidraad voor de verantwoordelijkheid van de medisch specialist bij onderhoud en beheer van medische apparatuur. Publicatie OMS, NVA, NVvH en NVZ, 2008

Toon alle referenties

Auteur

Lees meer over